Inventario de restaurante: cómo controlarlo sin vivir en Excel

El inventario es donde se escapa la plata sin que nadie lo note: insumos que se vencen, porciones más grandes de lo debido, productos que salen de la cocina sin pasar por caja. Controlarlo no significa contar todo todos los días, sino saber cuánto deberías tener y compararlo con lo que tienes.

Qué contar y cada cuánto

No todos los insumos merecen el mismo esfuerzo. Una regla práctica es separar por importancia:

• Insumos caros o de alta rotación (carnes, pescados, licores): conteo semanal o incluso diario.
• Insumos de uso frecuente y costo medio (lácteos, verduras, abarrotes principales): conteo semanal o quincenal.
• Insumos baratos y de baja rotación (especias, desechables): conteo mensual.

Stock teórico vs. stock real

La clave del control es comparar dos números:

• Stock teórico: lo que deberías tener, según lo que compraste menos lo que usaron tus ventas.
• Stock real: lo que efectivamente cuentas en la bodega.

La diferencia entre ambos es tu pérdida: merma, porciones mal servidas, errores de registro o productos que salieron sin cobrarse. Si no conoces el stock teórico, cuentas la bodega pero no sabes si el número está bien o mal.

Por qué la planilla de Excel se queda corta

Una planilla sirve para empezar, pero depende de que alguien la actualice todos los días con lo que se vendió y lo que llegó. En la práctica, en la semana más movida es justo cuando nadie la llena, y el inventario deja de servir.

Cuando el inventario está conectado a la caja y a las recetas, cada venta descuenta automáticamente sus insumos. El stock teórico se calcula solo y tú solo registras compras y haces los conteos.

Cinco hábitos para reducir la merma

1. Primero en entrar, primero en salir: usa antes lo que llegó antes.
2. Rotula con fecha todo lo que se abre o se prepara.
3. Estandariza porciones con fichas técnicas.
4. Compra según lo que vendes, no según la costumbre.
5. Registra la merma cuando ocurre, para saber dónde se produce.